Jak otworzyć plik XML faktury z KSeF
Faktura ustrukturyzowana z KSeF to plik XML — dokument dla programów, nie dla ludzi. Otwarty w przeglądarce albo w Notatniku pokazuje same znaczniki: <P_2> to numer faktury, <P_15> to kwota do zapłaty, <Podmiot1> to sprzedawca. To narzędzie zamienia go w zwykły dokument:
- Pobierz plik XML faktury (z Aplikacji Podatnika KSeF, z programu księgowego albo z maila od kontrahenta).
- Upuść go w pole powyżej. Od razu zobaczysz sprzedawcę, nabywcę, numer, datę i kwotę.
- Kliknij „Pobierz PDF”, żeby zapisać wizualizację do archiwum, wydruku albo wysłania dalej.
PDF powstaje w oficjalnej bibliotece wizualizacji Ministerstwa Finansów (ksef-pdf-generator, licencja MIT), uruchomionej w Twojej przeglądarce. Jeśli znasz numer KSeF faktury, wpisz go przed pobraniem — pojawi się w nagłówku PDF. Gdy numer jest w nazwie pliku, uzupełniamy go sami.
Czy mój plik jest gdzieś wysyłany?
Nie. Cała praca dzieje się w Twojej przeglądarce: odczyt XML, walidacja (libxml2 skompilowane do WebAssembly) i generowanie PDF. Strona nie łączy się z KSeF, z Ministerstwem Finansów ani z naszym serwerem w sprawie Twojego pliku — po załadowaniu działa nawet bez internetu. Faktury zawierają dane kontrahentów, więc tak powinno to wyglądać.
Co sprawdza walidator FA(3)
Plik jest sprawdzany względem oficjalnego schematu XSD struktury logicznej FA(3) (wzór z 25.06.2025, obowiązujący w KSeF 2.0) wraz ze wszystkimi plikami, które ten schemat importuje. Starsze faktury w strukturze FA(2) sprawdzamy jej własnym schematem. Do tego dochodzi kontrola, której schemat nie robi: czy suma kwot netto i VAT w podsumowaniu zgadza się z kwotą należności P_15.
Plik niezgodny ze schematem KSeF odrzuci przy wysyłce — walidacja przed wysłaniem oszczędza czasu na szukanie przyczyny w komunikatach API.
Najczęstsze błędy w plikach FA(3)
| Komunikat | Co zwykle znaczy |
|---|---|
| Zły format NIP | NIP musi mieć 10 cyfr bez kresek i spacji, bez prefiksu „PL”. Kontrahent zagraniczny trafia do innego pola (KodUE + NrVatUE albo NrID). |
| Brak wymaganego elementu | Program pominął obowiązkowe pole, np. numer faktury P_2, datę P_1 albo sekcję Adnotacje. Kolejność elementów w XML też ma znaczenie. |
| Niepoprawna data | Data musi mieć postać RRRR-MM-DD i istnieć w kalendarzu (bez 30 lutego). |
| Wartość spoza listy | Pola kodowe (RodzajFaktury, KodWaluty, FormaPlatnosci, stawka P_12) przyjmują tylko wartości z listy w schemacie. |
| Za dużo cyfr po przecinku | Kwoty mają najwyżej 2 miejsca po przecinku (ceny jednostkowe więcej), separatorem jest kropka. |
| Nieobsługiwana przestrzeń nazw | To nie jest faktura FA(3)/FA(2) — np. UPO, plik JPK albo faktura w FA(1). |
Najczęstsze pytania
Czym otworzyć plik XML faktury z KSeF?
Wystarczy przeglądarka: upuść plik w pole na tej stronie, a zobaczysz dane faktury i pobierzesz PDF. Notatnik czy Excel pokażą tylko znaczniki XML.
Czy PDF z tego narzędzia jest fakturą?
Fakturą jest plik XML zapisany w KSeF. PDF to jego wizualizacja — czytelna kopia do wydruku, archiwum albo dla kontrahenta spoza KSeF. Generujemy ją oficjalną biblioteką wizualizacji Ministerstwa Finansów.
Czy plik faktury jest wysyłany na serwer?
Nie. Odczyt, walidacja i PDF działają w Twojej przeglądarce. Strona nie łączy się z KSeF ani z naszym serwerem w sprawie pliku.
Jakie struktury faktur obsługuje walidator?
FA(3) — obowiązującą w KSeF od 1 lutego 2026 — oraz starszą FA(2). PDF powstaje także z FA(1), FA_RR i faktur PEF, ale bez walidacji schematem.
Plik przechodzi walidację, a KSeF go odrzuca. Dlaczego?
Schemat XSD sprawdza budowę pliku, a KSeF dodatkowo reguły biznesowe: uprawnienia do NIP sprzedawcy, unikalność numeru, poprawność daty względem chwili wysyłki. Kod błędu z odpowiedzi API KSeF wskaże, którą regułę złamano.
Faktury z Twojego sklepu mogą trafiać do KSeF same. Robimy integracje Magento i WooCommerce z KSeF i z Comarch Optima: zamówienie zamienia się w fakturę FA(3), wysyłka i numer KSeF wracają do zamówienia bez ręcznego przeklejania.
Integracja sklepu z KSeF Kalkulator prowizji Allegro